5分钟了解合并报表系统怎么选【合并系统五大核心功能】

经历过很多家集团公司的合并报表项目,大多是集团下属有几十家、上百家单体公司。职责所在,调研的时候经常和一些合并用户了解情况,分享一些他们的常见经历:

月末、季度末、年底总是最忙碌的时刻。为了完成月结、季结、年报,整个团队得连续加班很多天,进行大量的数据处理和报表整合,通常伴随着各类头疼场景:

1、大量的手工操作

每次做合并的时候,需要从一个或者多个不同的ERP里手动导数据,在Excel中进行大量复制、粘贴和调整,手动对账、调整汇率、一项一项核对各实体间的交易……不仅费时,还很容易出错。

2、会计标准、汇率、公司重组等变化

新的会计准则出台了,需要手动调整报表格式,更新报表公式,重新编写一些合并规则;公司有并购了,整个合并流程要重新设置,手动添加新的合并层级和调整项目;公司的国际业务,汇率有变化,需要手动更新汇率表,逐一应用于各报表……

这些变化要大量手动调整,出错风险大,合并过程也更加缓慢繁杂。

3、合并数据与报告披露过程隔离

合并数据需要单独进行整合,之后再导出用于编制管理报告或法定披露。为了完成这些工作,需要手动在多个系统或文件中复制、粘贴数据,又是重复劳动且容易出错。举个例子,合并后的财务数据需要重新整理以符合管理层要求或合规性披露,可能需要不同的报表格式,或者需要额外的数据转换和整理。每次数据变动都需要重新跑合并,生成不同格式的报告,费时费力。

4、逐级合并时效性低,管控弱,影响报表出具时间

有些信息化程度较高的集团已经上了初代的合并系统,但这类合并系统通常是逐级合并的方式,上层合并节点依赖于小合并节点合并报表的出具,等待时间长,月底时间紧任务重,财务经常加班加点协同调整合并数据,上层获取数据时间延后,效率低,且无法支持企业快报等要求。

5、依赖IT部门进行合并系统管理和维护

初代的合并系统,在每次需要修改合并规则或调整报表结构时,都依赖IT部门编写新的脚本或更新系统配置。即使是小的调整,也需要等IT排期,甚至能拖上几周。尤其在财务季度末或者年末这种高峰期,IT那边有很多各类系统的需求,没法快速响应财务团队的紧急修改需求,不仅拖慢了进度,还影响报表的准确性和及时性。

一些“权宜之计”

为应对这些情况,财务团队不得不用一些“权宜之计”,比如手工对账,找IT部门定制合并规则,或者用好几个软件配合来管理合并报表任务。但由于时间、资源或管理层支持有限,日常任务繁重,这些“权宜之计”成了常态。

当出现更优合并报表方案时

其实,如果有合适的财务合并系统提供支持,或者有机会对原有的合并方案进行替换,对于财务用户来说,可以大大解决上面提到的效率、准确性等几类问题。不过在进行合并产品调研之前,我们需要慎重考虑:如何才算是高效的财务合并系统呢? 在实务中,我们一般从以下五大核心功能考虑:

1. 内置财务智能

首先,系统需要具备内置的财务智能。具体而言,它需要采用与ERP系统一致的双重记账逻辑,避免因单面条目引发的错误,并能自动生成现金流报表,减少事后调整。同时,系统应提供资产负债表、损益表和现金流数据的详细分类,支持财务和管理层次的深入分析,包括按地理位置、产品或客户等维度进行细分。

2. 支持全球企业级合并

a) 支持企业扁平合并

合并系统应支持扁平合并功能,系统自顶层合并节点可实时获取底层原始数据进行合并数据转换,根据灵活的合并规则出具合并报表数据,减少中间节点合并等待,可快速反应单体变化结果。

b) 灵活的组织架构和合并功能配置

系统应支持全球企业级合并,提供灵活的合并规则和组织架构层级配置,方便财务人员直接管理,即使底层合并逻辑复杂,也能轻松调整合并规则和层级。

c) 严谨的数据校验功能和审批机制

系统应支持跟踪用户提交的合并数据,验证更改,并在任务级别识别进展。同时,应具备自动审批和数据锁定功能,防止未经批准或过时的数据被上移。协作工具也是必备,能够让多用户同时处理文件,系统内部保留反馈信息,而不是通过邮件来回的沟通记录或离线笔记。

此外,数据验证和审计追踪功能也是必须的,系统应支持在数据输入和合并期间进行诊断检查和验证余额,并提供全面的审计轨迹记录更改的地方、时间及由谁执行等所有操作。

d) 拥有完善的公司间交易对账功能

关于公司间交易,是企业合并必经之路,不应依赖单独的工具,系统内应内置公司间交易匹配、对账和消除功能,从而加快合并时间,提供实时信息,使用户能够快速计算和调整大量信息。另外公司间交易功能应适配企业合并要求的颗粒度,支持从科目余额级、凭证级和发票级对账要求。

3. 快速应对变化

在并购或结构变更场景中,系统需要支持评估投资效果,显示净权益影响,处理股息、投资消除或权益拾取,并提供实时的并购和公司重组绩效分析。

系统还应支持差异分析,能够自动生成临时报告,实时显示预算与实际的波动,避免依赖平台外部的工具。对于货币转换,系统应处理不同货币的转换,自动计算汇率差异,并按期间应用历史汇率,防止货币错误进入最终报告。

此外,在统一货币转换后,系统还应允许应用成本分摊规则,提供详细的运营情况。支持多重会计准则也是关键,系统应支持国际财务报告准则(IFRS)等多种会计标准,从单一数据源中抽取数据,确保报告链的统一性。

4. 流线化报告和披露

系统应整合法规、管理和财务报告,确保一致性和连贯性,支持多来源、多货币、多语言和全球用户的情况,使法定和管理报告一致、符合当地要求和货币,并在全球范围内保持一致性。系统应提供自助报告和分析功能,以快速挖掘数据中的差异、趋势和见解。同时,系统应支持自动填充数据至常用工具,如Excel、PowerPoint和Word,减少人工输入带来的错误。披露管理功能也必须支持多会计准则的要求,确保符合各监管机构的披露计算和格式要求。当所有数据集中在一个统一的平台中时,系统应涵盖包括账目对账、合并、财务和管理报告、披露等在内的所有流程,简化操作,提高准确性,改进数据治理。

5. 增强财务团队的自主操作能力

最后,合并系统应提升财务团队的自主操作能力。相比旧系统需要IT部门编写合并规则并自定义维度、计算和脚本,新系统应提供内置功能和拖拽技术,方便财务人员直接操作,减少对IT的依赖。通过自动数据验证和对账,系统能够减少因审批延迟和验证耗时引起的瓶颈,并通过整合现有数据系统,提供统一的事实版本,供其他财务流程使用,如披露、规划和分析等。

简单介绍了一下合并报表的选型,希望对朋友们有所帮助,如果也有合并报表的相关问题,欢迎联系我们

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